Te hoge werkdruk

Te vaak hoor ik in trainingen die ik geef, dat de werkdruk te hoog is. Dat (bijvoorbeeld bij een training Rollen binnen projectmatig werken) de theorie misschien wel klopt, maar dat er in de praktijk niks van terecht komt door die hoge werkdruk. Dat is zorgelijk voor veel organisaties. Temeer ook omdat er op dit vlak niet of nauwelijks knopen worden doorgehakt. We kijken het te lang aan. Het probleem suddert voort en mensen gaan energie lekken. Energie die ze niet kunnen gebruiken voor hun werk. Het lijkt haast een vicieuze cirkel te worden.

‘Oplossingen’ om de werkdruk te verlagen

Te vaak hoor ik oplossingen noemen, zoals: meer mensen aannemen, minder werk aannemen (“nee” durven zeggen), beter plannen en externen inhuren. Natuurlijk helpt dat. Maar vaak niet op de korte termijn. Vind maar eens die geschikte uitbreiding van je team. Vind maar eens budget om nog meer externen in te huren. En beter plannen wordt ook steeds lastiger met al die kruisbestuivingen tussen de teams in het kader van integraal en projectmatig of opgavegericht werken. En “nee zeggen” klinkt misschien makkelijk, maar is dat voor veel mensen niet. Bovendien: als je dat al lukt, dan verplaats je het probleem natuurlijk alleen maar.  Het klinken dus in eerste instantie simpele oplossingen voor een ingewikkeld probleem en toch dragen ze niet op korte termijn bij aan het verlagen van de werkdruk.

Samen kom je verder en ga je sneller

Te vaak hoor ik ook: “alleen ga je sneller en samen kom je verder”. Daar was ik het altijd roerend mee eens. Maar nu niet meer. Natuurlijk omarm ik het samenwerken. Door met meer disciplines vroegtijdig in een project samen te werken, kom je inhoudelijk echt verder; daar ben ik van overtuigd. Maar dat je alleen sneller gaat, dat waag ik inmiddels te betwijfelen. Sterker nog: ik weet zeker dat je samen niet alleen verder komt, maar tegelijkertijd ook sneller gaat. Maar dat blijkt moeilijk te bewijzen.

Pionieren

Zo’n vijftien jaar geleden stond ik mede aan de basis van een procesmethode om de groei van agrarische bedrijven in goede banen te leiden. De toen revolutionaire methode is inmiddels (gelukkig) gemeengoed geworden. Sterker nog: onze methode (Nije Pleats) werd zelfs in de aanloop naar de nieuwe Omgevingswet door het Rijk als voorbeeld genoemd voor werken in de geest van de Omgevingswet. Inmiddels verplicht die wet tot integraal samenwerken.

Toen het in onze pilot-tijd van Nije Pleats aankwam op het financieren van deze methode (die tot dan toe door de provincie was betaald) bleek het ineens heel lastig om aan te tonen dat de methode veel werk (en daarmee geld) bespaarde bij diverse overheden en partijen. Het ‘minder tijd besteden’ wordt immers niet gemeten. En dat was wel degelijk de uitkomst van de pilot-periode: partijen besteedden in de voorfase van het project wellicht wat meer tijd, maar die werd ruimschoots terugverdiend in de periode daarna. Het toepassen van deze methode kostte dus niet meer geld, maar juist minder! De vraag had wellicht moeten zijn: wie wil verdienen aan deze methode in plaats van wie gaat dit financieren?

Ode aan het teamoverleg

Ik ben een groot voorstander van integraal overleg in een zo vroeg mogelijk stadium van een project of proces. En het liefst ook gewoon periodiek ingepland. Naast het besparen van tijd en het inhoudelijk echt verder brengen, speelt daar voor mij nog een andere reden mee, namelijk het commitment van alle teamleden. Zie je elkaar te weinig, dan drijft het project bij de mensen vandaan en drijven de mensen ook bij elkaar vandaan.

Ik plan dan ook vrijwel altijd periodiek teamoverleg in. Soms één keer per week, soms per twee weken of maandelijks. Dat is afhankelijk van het project en het stadium waarin het project verkeert. Maar doe het vooral wel: ook al heb je niks te bespreken. Het staat dan in ieder geval ingepland, zodat de mogelijkheid er is om elkaar te zien en te spreken.

En daar zit wel een belangrijk punt: het overleg moet inhoudelijk wel iets bieden en opleveren. Daar zit namelijk de winst, waardoor je samen niet alleen verder komt, maar ook sneller gaat, met  een verlaging van de werkdruk tot gevolg.

Ode aan het Enneagram Transformatief Procesmodel

Hoe werk je nu zo efficiënt mogelijk samen in je team? Ik heb daarvoor het Enneagram Transformatief Procesmodel (van Jeanette van Stijn van Enneagram Nederland) omarmt. Ik heb dat model toepasbaar gemaakt voor ons type werk: project-, proces- en programmamanagement (met het Pro3Flow-programma als resultaat). En het werkt echt magisch! Met je team een inhoudelijke opgave aanpakken via dit model, levert die zo gewenste inhoudelijke meerwaarde. Daarnaast levert het ook een enorm commitment van de teamleden op en wordt er in een onderstroom bijna als vanzelf gewerkt aan teambuilding. En tot slot: je gaat echt sneller met je project. Zodanig dat je tijd overhoudt voor de verlaging van je werkdruk!

Dan nu de vraag aan jou

Ga jij alleen sneller, of denk jij ook dat je samen niet alleen beter, maar ook sneller gaat? Laat het me weten door onderstaand een bericht achter te laten. Ik waardeer dat enorm.